固定残業手当が違法と判断されないように運用する方法

こんにちは、三ツ星HRコンサルオフィスです。

固定残業手当とは、割増賃金を毎月定額で支払う方法です。

「定額残業手当」や「みなし残業手当」とも言われていますが、中小企業を中心に、導入されている企業が多い手当となります。

導入するには様々な要件をクリアしないとならないのですが、誤った運用をしている企業が多い印象です。

当記事では、定額残業手当の仕組みから設定方法、留意点をまとめました。

熟読していただければ、運用リスクは相当減ると思います。

導入しているけど正しく運用できているのか不安な方や、これから導入を検討されている方は、これを機会にしっかり身に着けておきましょう。

目次

固定残業手当はどんな制度?メリット・リスクは?

固定残業手当とは

労働基準法では、時間外・深夜・休日労働をした場合には、割増賃金を支払わなければならないですが、この割増賃金を毎月定額で支払う方法になります。

この方法は、固定残業手当・定額残業手当・みなし残業手当などと呼ばれていて(当記事では固定残業手当とします)、法律上の定義はないです。

固定残業手当は

  • 労働基準法の定める計算による割増賃金を下回らない
  • 公序良俗違反とならない

であれば、会社と従業員の間で合意するか、就業規則などで自由に定めることができます。

固定残業手当の種類

固定残業手当は

  • 組み込み型
  • 手当型

の二つのタイプに分けられます。

組み込み型:基本給に固定残業手当を組み込むもの

例)基本給に20時間分の時間外手当を含む

手当型:基本給とは別建ての手当を定額残業手当として支払うもの

例)基本給25万円、固定残業手当5万円を支給する

さらに、時間外労働に加えて深夜・休日労働についても対象とする場合があります。

固定残業手当のメリットとリスク

以下のメリットが考えられます。

  • 給与計算事務の簡略化(会社側の視点)
  • 効率的に仕事をして、実際の残業時間が固定残業手当相当の残業時間を下回れば、実働時間より多い残業代えられる(労働者側の視点)

一方、以下のリスクが考えられます。

  • 設定した固定残業手当が無効とされた場合に、割増賃金を全く支払ってないとして、未払残業代を支払わなければならない可能性がある
  • 上記のとおり無効とされた場合に、「固定残業手当」分としていた部分が「通常の賃金」とみなされて、割増賃金の算定基礎に含まれることになり、残業代を計算するときの時間当たり単価が上がる
  • 未払残業代について訴訟となった場合に、裁判所から未払残業代全額だけでなく、これと同額を上限とする付加金の制裁を受ける可能性がある

固定残業手当を導入するメリットは大きいですが、当然リスクもともなうため、要件に注意をして設定・運用することが重要です。

固定残業手当の導入要件は?

固定残業手当がそれ以外の賃金と明確に区分されて、時間外労働などの対価として支払われるような制度設計にする必要があります。

「明確区分性」と「対価要件」

これまでの裁判例などから、「固定残業手当」が、それ以外の賃金と明確に区分され(明確区分性)、時間外労働などの対価として支払われるもの(対価要件)であれば、固定残業手当は有効されます。

「差額支払いの合意」の必要性

明確区分性、対価要件に加えて、固定残業手当を超える割増賃金が発生した場合に、その差額分を支払うという「差額支払いの合意」まで必要とする裁判例が出ています。

そもそも、差額を支払う義務は、差額支払いの合意がなくても法律上発生するものです。

具体的な制度設計

つまり、固定残業手当の導入には

・「手当型」とし、固定残業手当とそれ以外の賃金を明確に区分する

・手当の名称を「固定残業手当」などとして、時間外労働、深夜労働または休日労働の対価として支払われるものであることを明確にする

・固定残業手当の金額を時間外労働の実態と乖離がないように設定する

・内容を労働条件通知書などに明記をする

・労働者へ十分に説明をする

などが重要となってきます。

固定残業手当の実務上の留意点は?

平均的な残業時間の実態調査を行い、固定残業手当と時間数を設定した上で従業員に明示を行い、実態が固定残業手当を超えれば差額を支払うことです。

実態調査に基づく「定額」設定

平均残業時間の調査を行った上で、金額・時間を設定してください。

実態調査の結果を制度導入の説明資料に記載して、従業員向け説明会で提示するとよいです。

これによって、固定残業手当が自社の残業実態を踏まえて設定されていて、残業代の実質を備えていると主張できます。

固定残業手当の支払い方法、明示方法は?

これまでで述べたとおり、固定残業手当の類型は、明確区分性が問題になる「組み込み型」より「手当型」の方がよいです。

さらに、深夜労働・休日労働の割増賃金も定額で支払いたい場合は、深夜・休日の割増を別の手当として支払うか、それぞれの金額を明示することが労働者の理解も得やすいです。

労働条件通知書、就業規則の規定

固定残業手当を有効に運用するには、労働条件通知書、就業規則などに明確区分性、対価要件を満たす規定をしてくことが重要です。

また、差額支払いの合意がなくて固定残業手当が否定されたケースもあるようですので、実務上は差額支払いについても規定しておいた方がよいです。

規定例はこちら!

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次に

  • 営業手当
  • 役職手当
  • 特別手当

など、微妙な名称で固定残業手当を支払うことは避けた方がいいです。

  • 固定残業手当
  • 定額残業手当
  • みなし時間外手当
  • 定額割増手当

などのわかりやすい名称にされてください。

固定残業手当を給与明細にどう記載する?

支給対象の時間外労働の時間数と、残業手当の額を明示しておくと、トラブル防止策として有効です。

固定残業手当をめぐる裁判の増加を考慮しますと、給与明細に支給対象の時間外労働の時間数と残業代の額を明示しておくことをおすすめします。

固定残手当が無効となったときのリスクは?

割増賃金を支払ってないと判断されて、未払い割増賃金と付加金の支払いを命じられる可能性があります。

「固定残業手当の無効=一切の残業代未払」となります

固定残業手当が有効かどうか問題は、会社が従業員に支払った「固定残業手当」が、割増賃金として認められるかどうかです。

固定残業手当が無効と判断されてしまえば、割増賃金を支払ってないことになってしまします。

つまり

①割増賃金の産地絵の基礎単価が上がるため割増賃金が増加
②付加金の支払いが命じられる
などのリスクが想定されます。
固定残業手当が無効、つまり割増賃金の弁済でないと判断される場合には、通勤手当・家族手当などの法定の算定基礎除外賃金を除き、基本的に手当はすべて「通常の労働時間または労働日の賃金」に算入されます
無効となった「固定残業手当」として支払われていた部分は、すべて割増賃金の基礎に算入されて、割増賃金算定の基礎単価が上がるリスクが想定されます。

付加金の支払いを命じられる可能性

使用者が、労働者に対し割増賃金等を支払わなかったとき、裁判所は使用者に対し、裁量的に、未払金に加えてそれと同一額の金員(付加金)の支払いを命じることができる。
(労働基準法114条)
付加金は、労働基準法114条において「支払いを命ずることができる」と規定されていて、常に支払いが命じられるわけではありません。
付加金の支払いについては、裁判所の判断によるもので、基本的には使用者側の未払いにかんしての悪質性や、労働者側の不利益の程度などの諸要素が層が王的に考慮されていると考えられます。

固定残業手当を導入する際の金額や時間数はどう設定する?

固定残業手当導入時の金額、時間を設定するには、平均的な残業時間の実態調査を行うことが考えられます。

この点、セールスマンの時間外勤務時間が平均して1日1時間で1ヶ月の合計が23時間であるという調査結果をもとに固定残業手当の割合を定めた事案で、この固定残業手当が時間外手当として認められたケースは参考になります(関西ソニー販売事件)。

実務上は、実態調査の結果を制度導入に際しての説明資料に載せて、従業員向け説明会で提示されてはいかがでしょうか。

これによって、固定残業手当が自社の残業実態を踏まえて設定されていて、割増賃金の実質を備えているとの主張が可能です。

極端に多い設定時間(80時間など)は認められる?

時間外労働時間数と固定残業手当の有効要件の関係

固定残業手当で設定された時間外労働時間数と固定残業手当の制度に関して判断がなされた事件として「ザ・ウィンザー・ホテルズインターナショナル事件」が挙げられます。

この事件は、「限度基準」を超える時間外労働時間(95時間分)を前提とする固定残業手当が、45時間の範囲で有効と判示されています。

この点、限度基準に違反したことだけで、当然い固定残業手当が無効とされることはないといえます。

そのため、固定残業手当において設定された時間外労働時間数は、その有効性を判断するときに直接的な要件にならないと考えられ亜ます。

ただし、直接的な要件にならないとしても不当な目的がある場合や、固定残業手当の制度設計が不合理なときは、公序良俗違反などを理由として、固定残業手当が無効と判断される可能性があります。

現実的な設定時間の上限は?

上述のザ・ウィンザー・ホテルズインターナショナル事件を参照すると、固定残業手当を36協定の限度基準以上の時間数を設定したとしてもすべての固定残業手当が否定されるとはいえないです。

例えば80時間やそれ以上の時間数を設定したときに、公序良俗違反となることや対価要件を欠くことを理由に有効性を否定されることは十分にありえます

結局、「45時間以内」に抑えておくことが無難ではないでしょうか。

実際の時間外労働分の割増手当が固定残業手当を下回ったときに、差額の返還を求めることは可能?残業のない月と固定残業手当超過月の同超過分を相殺できる?

結論は、返還請求も超過分の相殺もできないのでは、と考えます。

固定残業手当の趣旨は、実際の時間外労働時間にかかわらず、定額の手当を支給するものである以上、当月の時間外労働が固定残業手当に対応する労働時間を下回ったとしても、差額の返還請求はできないのではないでしょうか。

また、割増賃金は労働の対象として支払われる賃金であって、その支払いについては労基法24条(賃金支払いの原則)が適用されます。全額払いはもちろんのこと、毎月1回以上、定期に支払わなければならないのです。

よって、時間外労働がない月に固定残業手当を支給したことを理由として、別の月の割増賃金の全部または一部を支払わないことは、当月分の割増賃金の不払いとなってしまいます。

以上から、残業のない月と固定残業手当相当分を超過する月の時間外手当を相殺することはできないのではないかと考えます。

1ヶ月の時間外労働が固定残業手当の設定時間を下回る場合、不足分の時間外労働時間を翌月以降に繰り越すことは認められる?

上述のとおり、固定残業手当は実際の時間外労働時間の多寡にかかわらず、定額の手当を支給するものです。

さらに、労基法24条による賃金の毎月払いの原則(割増賃金も毎月精算しなければならない)などのよって、基本的に不足分の時間外労働時間を繰り越すことはでいないのではないでしょうか。

この取り扱いについて、直接言及した通達や判例は見らないですが、実務上は、給与計算が煩雑になることも考えますと、繰越を行うべきではないと思います。

固定残業手当は割増賃金の算定基礎に入るか

割増賃金の算定基礎から除外できる賃金は次のとおりです。

  • 家族手当
  • 通勤手当
  • 別居手当
  • 子女教育手当
  • 住宅手当
  • 臨時に支払われた賃金
  • 1ヶ月を超える期間ごとに支払われる賃金

これらは限定的に列挙されているもので、原則としてこれらに該当しない賃金は除外できない。

固定残業手当は、それ自体が割増賃金ですので、算定基礎賃金から除外して計算することができます

年休取得時または欠勤時に同日数分の額を固定残業手当から控除できる?

年休取得時に支払うべき賃金の種類

年休に対する賃金の支払い方法は3通りあります。

どの方法で支払うかは、就業規則に規定しておく必要があります。

①労基法12条に定める平均賃金
②所定労働時間労働した場合に支払われる通常の賃金
③健康保険法99条に定める標準報酬日額(労使協定が必要)
①、②の場合は、それぞれのルールに沿って支払えばよいため、ここでは②について考えます。
年休日に支払う賃金について、一般的には②による企業が多いと思われ、固定残業手当がこの「通常の賃金」に含まれるかという問題が生じるためです。

年休取得日・欠勤日の固定残業手当控除の可否

固定残業手当は、それ自体が時間外労働などをした場合の割増賃金ですので、上述の②通常の賃金に該当はしません。

したがって、年休を取得した日については固定残業手当を支払わなくても問題ないと解されます

また、固定残業手当は労基法などの,強行法規・公序良俗に違反しなければ、当事者間での合意や就業規則などによって自由に定めることができます。

年休取得時に同日数相当分の残業代を固定残業手当から控除する旨を就業規則などに定めれば、その定めに従って控除は可能です。

欠勤についても同様です。

ただし

①年休を取得、または欠勤した月の残業時間が多い場合、控除後の固定残業手当が労基法所定の割増賃金を下回らないか
②年休取得に伴う不利益取扱いに該当しないか
③1日ごとの控除が固定残業手当の趣旨に即して適切か
にご注意が必要です。

固定残業手当を超える時間外労働を禁止して、超過した場合に追加支払いをしないことは可能?

残業禁止命令を徹底して、業務量も適切にコントロールすれば、超過しても追加支払いは不要と考えます。

残業禁止命令と残業許可制

労働時間とは「使用者の作業上の指揮監督下にある時間または使用者の明示または黙示の指示によりその業務に従事する時間」と解されています。

明示の残業命令がなくても、実態で会社が残業代の支払いを負うことがありますが、残業の指示を明確にする方法が、残業禁止命令や残業許可制となります。

固定残業手当を超える残業を禁止する際の実務ポイント

固定残業手当分の時間を超える時間外労働を禁止知る場合、残業禁止命令を徹底して、業務量が固定残業手当分の時間に見合っているなどの運用が適切に行われている必要があります。

また、就業規則などにその旨を定めて、従業員に説明・周知し理解を得る必要があります。

そのうえで、残業禁止命令に反した時間に対する割増賃金を支給せしないことは可能と考えます。

年俸制適用者に固定残業手当を導入する場合の留意点は?

年俸制における割増賃金の支払いは問題となることが多いです。

「年俸制は成果主義賃金だから割増賃金を支払わなくてもよい」という誤解や、年俸の中に割増賃金を含むという漠然とした説明などによって、割増賃金との関係が正しく理解されていないケースもあります。

しかし、年俸制であっても、労基法36条・37条が適用されるため、割増賃金支払い義務を免れることはできません。

年俸制において固定残業手当を実施するには、年俸制のうち固定残業手当を区分して、同部分の額を明確にすべきです。

例えば、年俸額600万円を12等分して月例賃金を支払っている場合、「毎月払い50万円の賃金のうち〇万円は時間外手当として支払うものとする」といった明示を行います。

なお、賞与を合算した額を基本年俸として、例えば年俸額を14等分したうえで、2ヶ月分を賞与として支払うケースでは、年俸制において「支給額確定しているもの」は「賞与」とみなされないため、割増賃金を計算する際の月額は「600万円÷12」となります

新たに固定残業手当を導入、または固定残業手当を減額・廃止することは不利益変更となるか

基本給はそのままで新たに固定残業手当を導入する場合以外は、基本的に不利益変更に当たると考えます。